harken_sanの日記

GTD +コーチングによる仕事術の実践・活用について(noteでも進行中)

閑話休題2:業務遂行のずーっと奥の方、涙はそこからやってくる。(疲弊した時に・・・)

歌の歌詞というのは、実に深い。これはブルーハーツ「情熱の薔薇」から喚起されたのですけども、個人的にはアニメのオリジナルソング(主題歌・エンディング)あたりも味わい深いものが多いと思っています。

行動を決める。管理する。明確に、具体的に、そうやって回しても回しても、やっぱり苦しい。そんなときもあると思います。

でも泣かずに頑張るわけです。

 

それって行動の源泉にある問題かもしれない。

「やるべき」と「やりたい」の差。

生きているだけで、「やるべき」というものがたくさん、本当にたくさん出てくる。

「やりたい」ってことは管理しなくても、やるから、むしろやりすぎない管理が必要なくらいです。ただ「やるべき」に駆逐されやすいのが「やりたい」です。

いつも「やるべき」から逃れたいと思っているのに、いざ、「やるべきこと」が、なくなったときに「やりたい」が見当たらないって人も結構いるんですよ。

いつのまにか「やるべき」に生かされているでしょうね。

 

対処としては、まず作業面としては、

プロジェクトを少し保留にしてあげる必要がありそうです。

「(今は)やらない」を決めてあげましょう。

 

感情面としては、たまには自分で自分に、

「お前、頑張ってるよ、おつかれさん」

と、一声かけてあげましょう。

 

日曜日、雨の朝、そんなことをふと思ってみたり・・・。

閑話休題1:GTD仕事術と個性・特性

私は、行動を優先的におこなう癖が強く、計画や構築は苦手な人です。
だからGTDと出会った時にも、行動関連のことは取り組みやすく、ピンと来たのですが、「プロジェクト」や上位の概念などといったところが、なかなか掴めないままでした。

 

恐らく人の特性によって、ピンと来る部分と来ない部分があります。そして、個々の実践・やり方の癖といったものにもつながるのだと思います。

 

仕事の仕方には個性が色濃く反映されるものだと思っています。
だからといって悪い部分を矯正する、ということではなく、個性を感じて上手くつきあっていくようにするイメージの方が有益ではないでしょうか。

 

私は計画や組み立てが苦手ですがGTDをベースに最低限ここまではやっておいて、最低限やったら、計画より行動を進めたがる自分を解放してあげるようにしています。

 

計画が好きな人もいると思います。計画が好きな人は、もっと準備・計画をしておきたい、という自分の欲求を感じつつ、これもGTDのフローにのっとって「そろそろ次、何をするか?」ということから動き出そう、と自分に言ってあげる。

 

GTDのように「考え方・やり方・フレーム」といったものが定まっているものを取り組んでみると、それに対する自分の個性が見えてくるように思います。

よくコーチングにおいては「コーチはクライアントの鏡である」ということを言います。注意深く、自分自身の感情にスポットを当てると、GTDというシステムも、コーチ同様に「鏡」として機能してくれるようです。

GTDは一部実践からでも効果がある その5:プロジェクト化~頭とお尻をおさえてスッキリ!~

嫌ですねぇ・・・。
じめじめした天気。湿気の高まり。
梅雨の時期、このじめじめはいつ終わるのよ、とイライラしちゃいますね。

まぁ、天気に喧嘩をうっても勝ち目はないのであきらめるのですが。

さて、

「終わりが見えない。」
「完了までがはっきりしていないことにイライラする。」

こういった感情を持つのは、人間の性のようです。
物事が始まった後に「終わりが見えない状態に置かれる」「途中で中断を余儀なくされる」ということがあると、頭の中でその物事がリピートされて頭から離れない傾向があるようです。

例えば、完結していない映画の続編が気になる・・・。
エヴァンゲリオンは次作が制作始まったみたいですね!少しスッキリ。でも、次で完結するの?しないの?気になるわぁ・・・。というやつ)

とか。

残念ですが、業務においても同じようです。100の業務があっても、今、専念できるのはそのうちの1つ。99のことは置いておかないといけない。

だから上手に忘れておける方法が必要なわけです。

GTD」がここで、提示するのが「プロジェクト」という考えです。
例えば、さきほどの話だと、業務に100の「プロジェクト」があるのです。
また「プロジェクト」は「頭」と「お尻」をおさえるのが胆です。

頭:次、なにするか?
お尻:これ、とりあえずゴールは?

To-doリストには「お尻」がないことが多いです。
そして、「お尻」がないことは、実は人を不安にさせます。

日々コンクリートジャングル(死語?)で激戦の中で「頭」を使って、サバイバルしている。
「次、なにするか?」
「次、なにするか?」
「次、なにするか?」
・・・・・・。

でも、その地上戦を繰り広げるだけでは、疲れますよね。
そんなときに、

「いまやってることのゴールはどこだっけ?」

という「お尻」を明確にしておくことは重要なモチベーションになります。
あとは別のタスクをやっているときに気にならなくなります。

「日々のタスク」と「人生のキャリア」ってつながらないと感じることがほとんどだと思いますが、「プロジェクト」という観点を導入することが、大事なハブになる、と思います。

そんなわけで、皆さんをモヤつかせるワード達です。

「ダイエット」
「語学」
「貯金」
「読書」
「筋トレ」

・・・嫌なこと思い出しちゃいました?ちょっと「プロジェクト」として「頭」と「お尻」決めて、取り組んでみませんか?

GTDは一部実践からでも効果がある その4:2分ルール~やれるものはやっちまえ!~

今回は突然のべらんめぇ調の江戸っ子発言です。

 

今回は非常に単純。

「2分ルール」と呼ばれているものです。

 

やることが具体的になっていれば、

「これ、そもそもすぐやれちゃうじゃん」
「今、ちょっとやって終わらせてしまえ」

といった簡単なもの、今すぐやれちゃうものに関しては

江戸っ子になったつもりで、

「ええぃ、すぐ終わるんなら、リストに入れる前にやっちまえ!」
ということで、実行して終わらせてしまいましょう。

「整理術なんだからまず全部整理をしましょうよ」というちゃんとした人(?)もいるかと思いますが、すぐ終わらせられるものをわざわざリストに入れることは、逆に手間ですよね。

さぁ、これでさらに一段、モヤモヤとしたものの数を減らすことができました。
いよいよ実行ということも関わってまいりました。

私はそもそも整理や計画が苦手なタイプなので、今回のこの考えは好きですね。
細かい項目ですが、数が減りますからスッキリ感もありますし、助かります。

皆さんもぜひ、
「ええぃ、すぐやれるものはやっちまえ!」

GTDは一部実践からでも効果がある その3:行動~さぁ、やるぞ・・・ って何やるのさ?~

さて、前回は「やる?やらない?」のスクリーニングをしてみる、ということを取り上げました。

ところで「人が行動をとる」ということはとても具体的なことです。
当たり前のことです。

例えば、

「コンビニで牛乳を買う」
「お店でお土産品を選択する」
「掃除機をかける」
「お店の予約をとる」

みんな具体的ですね。

不思議なことに、人は計画立案やto-doリストを作ろうとすると、途端にこの具体性を失ってしまうのです。

「牛乳の補充」
「お土産買う」
「掃除」
「飲み会する」

具体性がないリストはちょっと人を混乱させます。

これはストレスです。「飲み会する」とリストにあったところで、即飲み会はできないのです。当然ながら「その前にすることがあるだろ!」というつっこみが入ります。(おそらく「店の検索する」なのか「参加者に声かけメール」だとか)

GTD」では、日常において行動を起こすために、本当に行動ができるような具体化をリストの段階でしていることを求めます。

私はこれが整備されたリストを勝手に「真のto-doリスト」といっています。本当にやることが、やれる具体性でならべてあるのです。


さぁ、皆さんもぜひ、
「近いうち飲みに行きたいね」という友人に対して、

「そうだね。飲みに行きたいよね」ではなくて、

「じゃあ次の行動は、店の候補を決めてメールをすることで進めます」

と、「GTD」的な行動の具体化で迫ってみましょう(笑)

相手がどんな顔をするかは、わかりません。

ただし、大量に抱えているタスクのその一つひとつが確実に進む、という効果があることは保証します。

GTDは一部実践からでも効果がある~その2:やるの?やらないの?どっち?~

さて、前回は「とにかく書き出せ!ラクになるぞ」ということでGTDの一つ目のステップについて取り上げて見ました。

ああ、スッキリした。
・・・・・・それで大量のこいつらは、どうする?

「気になること」を書き出したら、スッキリはするけど、どんどん書き出すと、とにかく「書き出されたもの」が増える・溜まるばかりです。

頭に溜まっていたことを、目の前に出してきただけですから、この結果は当然といえば当然です。でも、重要なのは目の前に「実体」としてある、ということですね。

さて、そこで今回は「やるの?やらないの?どっち?」ということになります。
GTD」では「書き出されたもの」=「to doリスト」というわけではないです。
冷静な目で、まずはスクリーニング(一次仕分け)をしてみましょう。

このスクリーニングのポイントは、

・「それ、やる?」または「それ、やった方がいい?」
・「それ、やらない?」または「まだいいんじゃない?」

という視点です。これやってみると、

「なんだか不安であげてみたけど、まだ先のことだよな・・・」
「これ解決ついてたわ」
「これ、とりあえずファイルにしまって終わりだわ」

という事柄については退場を願うことになるわけです。
退場になる事柄も結構出てきますね。

細かい計画や行動を考えることはそれだけでパワーを使います。残念ながら私たちの体力・精神力・時間は有限です。

(余談ですが、この「判断」という部分には、個人の特性も大いに影響しているように思います。判断が早い・遅いで優劣をつけられるものではありませんが、自分の特性を感じるきっかけにもなるでしょうね。)

でも退場だからといって「捨て去る」というものばかりではありません。
そういうもの達は、ちゃんと「今じゃない/今後のため」ということで、それらをストックしてキープしておきましょうね。

そうしておくと、今後「あれ、そういえば、あの件どうだったかな?」みたいなことが頭に浮かんだら、「今じゃない/今後のため」のストックを見直すことで、

「ああ、それは今じゃなかったな」

と落ち着くことができますよ。


単純なスクリーニングでしたが、これによって「それ、やる?」または「それ、やった方がいい?」というもの達が選抜されて手元に残ってきました。

一段階シェイプされ、個数が減ると、不思議とモチベーションも上がってきます。

まだタスクが実行されているわけではないのですが、こうやって整理がなされること自体も私たちにっては重要だ、ということなのでしょうね。

GTDは一部実践からでも効果がある〜その1:とにかく書き出せ!ラクになるぞ〜

GTD」は書籍や既にあるサイトを検索してもらうとわかるのですが、基本構成は5つのステップから成り立っています。自分の理解も織り交ぜて、そのステップを示すと・・・

1:気になることを書き出す

2:書き出したものを仕分ける

3:仕分けたものをリストに整理する

4:リストを更新する

5:状況に合わせてなにをするか選ぶ

(参考:はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 デビッド・アレン)

といった5つになります。超シンプルです。

そして私がまず「GTD」をいいな、と思ったのが、まずは一部を取り入れてスタートできる、それでも効果を感じられた、という部分でした。いきなり全部取り入れて、仕事のやり方もかえる。それだと、すごくつらいでしょうし、手が伸びなかったでしょう。

 

私がまず導入したのがタイトルにもした「1:気になることを書き出す」でした。

ビジネスでは当たり前に、仕事のメモはこまめにやっていたつもりでしたが、これはレベルが違いました。

「本当に、なんでも書く。」

仕事の依頼や、ちゃんとやらないといけない重要事項だけではなく、もやもやと不安に思っていることも書き出すのです。

「実家との関係」

「イベント用に新しいカメラレンズが欲しい」

「車検」

「換気扇の油汚れ」

「子供の予防接種」

こんなことも書き出しました。

不思議なもので、1人でやっていると、「こんなふわっとしたこと書いてもいいの?」という自問自答も出てきたりしますが、

 

いいんです。書きましょう。

とにかくなんでも書いちゃいましょう。

愚痴も書いちゃいましょう!

 

どうでしょうか。スッキリしませんか?

頭の中でグルグル・モヤモヤさせているくらいなら、書き出してみましょう。

特に様々なことで困っている人、困難な状況に直面している人ほど、まずは率直なことを書き出すことです。

まずはGTDは「紙とペン」があれば、どこでも試せて、効果も感じられます。

 

もし、どんなに時間をとっても書き出すものが思い浮かばず、ただモヤモヤが残るというような場合には、セッションなどで人に話を聴いてもらうのも一つかもしれません。

その結果、自分の中で無意識に避けていたような部分に対する「ブレーキ」が緩まれば、思いもつかないものが書き出されて、発見されるかもしれません。